FAQ

1. Non riesco ad inviare in verifica la scheda perché l’EMM non è controllata formalmente

Quando il sistema segnala questo errore significa che l'Entità multimediale collegata alla scheda di catalogo non è controllata formalmente.

Sarà necessario accedere all'Entità multimediale collegata alla scheda di catalogo e controllare che siano presenti tutti i campi obbligatori. Con molta probabilità non risulterà compilato il campo FTAP - Tipo nell'Entità Multimediale.

Suggeriamo di seguire la seguente procedura:

Dalla scheda di catalogo aprire l'Entità multimediale in modifica
Aggiungere i dati obbligatori mancanti (es. FTAP), procedere al Controllo formale e salvare l'Entità multimediale
Tornare alla scheda di catalogo
Scollegare e ricollegare l'entità multimediale nella scheda di catalogo
Eseguire nuovamente il controllo formale della scheda di catalogo

Per maggiori dettagli sulla compilazione dell'Entità multimediale si consiglia di consultare il manuale "Allegare la documentazione fotografica" disponibile al link http://www.iccd.beniculturali.it/it/847/come-fare-per___/4800/allegare-la-documentazione-fotografica.

2. Nell’invio in verifica scientifica di una scheda il sistema mi segnala che il contenitore non è nello stato "Inviata in verifica scientifica".

Con questo avviso il sistema segnala che la scheda di Contenitore Fisico collegata alla scheda di catalogo non è nello stato "inviata in verifica scientifica". Questo messaggio è da intendersi come una notifica per l’utente catalogatore che però non blocca la procedura di invio in verifica scientifica della scheda di catalogo.

3. Vorrei inviare in verifica scientifica un gruppo di schede (meno di 20 schede)

È possibile inviare in verifica scientifica un gruppo di schede utilizzando i tasti funzione presenti in fondo al Riepilogo Dati.

Se si tratta di un gruppo di schede di un numero inferiore o uguale a 20 (il numero massimo visibile in una pagina) l’operazione è sincrona.

In questo caso sarà necessario selezionare il gruppo di schede su cui eseguire l’operazione, apponendo il flag previsto nella prima colonna del Riepilogo Dati. Dopo aver selezionato le schede cliccare sul tasto funzione “invia in verifica scientifica” presente in fondo alla pagina del Riepilogo Dati.

Per un maggiore approfondimento consultare il manuale relativo al Riepilogo Dati scaricabile al link http://www.iccd.beniculturali.it/getFile.php?id=7305 e in particolar modo il paragrafo relativo ai tasti funzione.

4. Vorrei inviare in verifica scientifica un gruppo di schede (più di 20 schede)

È possibile inviare in verifica scientifica un gruppo di schede utilizzando i tasti funzione presenti in fondo al Riepilogo Dati.

Se si tratta di un gruppo di schede di un numero superiore a 20 l’operazione è asincrona.

In questo caso non si dovrà selezionare nulla eseguendo su tutto il risultato della ricerca la funzione “invia in verifica scientifica” presente in fondo alla pagina del Riepilogo Dati.

5. Vorrei esportare un gruppo di schede

In fondo alla pagina del Riepilogo Dati è disponibile il tasto funzione “Esporta” che è possibile utilizzare:

1. selezionando una sola scheda presente nel Riepilogo Dati

2. selezionando solo una pagina, ovvero venti schede alla volta, - operazione sincrona.

3. non selezionando nulla, ovvero eseguendo la funzione su tutto il risultato (oltre venti schede di catalogo) - operazione asincrona.

Nei primi due casi - operazione sincrona - l’utente potrà scaricare immediatamente i documenti richiesti. Nell’ultimo caso - operazione asincrona - l’utente riceverà un’e-mail con un link da cui potrà scaricare i documenti richiesti.

6. Vorrei importare un gruppo di schede

Per importare un gruppo di schede è necessario utilizzare la funzione "Area trasferimenti - Importazione" presente nel menù a sinistra dell’area di catalogazione.

Per maggiori informazioni sulla procedura da seguire consultare il manuale apposito scaricabile al link http://www.iccd.beniculturali.it/getFile.php?id=7300.

7. Vorrei creare una scheda di catalogo

Per creare una scheda di catalogo è necessario essere associato con ruolo di catalogatore ad un’attività di nuova catalogazione o di digitalizzazione.

Per maggiori approfondimenti relativi alla funzione di Creazione suggeriamo di consultare l’apposito manuale scaricabile al link http://www.iccd.beniculturali.it/getFile.php?id=7302

8. Vorrei creare un pacchetto di supporto

I pacchetti di supporto costituiscono un utile strumento che l’amministratore può assegnare ad alcune attività e mettere a disposizione del catalogatore per lo svolgimento delle operazioni di catalogazione. I pacchetti di supporto si compongono di schede di catalogo, moduli e altri oggetti presenti in banca dati nello stato “verificata scientificamente”, “validata”, “pubblicata” e che l’amministratore può decidere di rendere visibili al catalogatore nella sua attività poiché funzionali allo svolgimento delle operazioni di catalogazione. Il catalogatore potrà utilizzare questi oggetti, che saranno in sola lettura, per eventuali comparazioni e per la creazione di collegamenti e relazioni.

L’utente con profilo di amministratore potrà creare il pacchetto di supporto accedendo alla funzione Strumenti presente nel menù a sinistra. A tal proposito si suggerisce di consultare il manuale disponibile al link http://www.iccd.beniculturali.it/getFile.php?id=7731.

Si ricorda che dopo la creazione, per rendere il pacchetto di supporto a disposizione del catalogatore l’utente amministratore dovrà procedere in questo modo:

associare le schede di catalogo o altri oggetti accedendo da Riepilogo Dati.
associare il pacchetto di supporto all’attività accedendo da "Attività" nel Dettaglio dell’attività
chiudere il pacchetto di supporto affinché gli oggetti siano visibili al catalogatore nell’attività prescelta.

9. Quali formati di file vengono supportati dal sistema?

Il sistema supporta una moltitudine di formati digitali. Per un maggiore approfondimento si consiglia di consultare l’Appendice V “Indicazioni per il trattamento tecnico dei documenti multimediali da allegare alla scheda di catalogo” previsto nella Normativa trasversale scaricabile al link http://www.iccd.beniculturali.it/getFile.php?id=5739

Si ricorda che il file importato non deve superare i 5 MB e il nome non deve contenere caratteri speciali, ovvero parentesi, punti, virgole, lettere accentate, apostrofo etc

10. Vorrei collegare una scheda o un gruppo di schede al contenitore fisico e giuridico

Esistono due tipi di collegamenti al contenitore fisico e giuridico:

il collegamento interno, che avviene mediante il tasto catenella situato accanto al sottocampo PVCS e può essere utilizzato quando la scheda di catalogo è aperta in modifica. Utilizzando questo tasto la scheda di catalogo erediterà i dati di localizzazione dal contenitore; pertanto i valori relativi ai paragrafi LC e LDC della scheda saranno gli stessi di quelli presenti nei contenitori prescelti. Il collegamento interno alla scheda di catalogo nasce con l'obiettivo di mantenere una certa coerenza tra i dati inseriti nelle schede e quelli presenti nei contenitori collegati;

il collegamento esterno, che avviene mediante il tasto funzione “collega contenitori” presente in fondo al Riepilogo Dati. La funzione permette di creare un collegamento esterno tra le schede di catalogo presenti nel Riepilogo Dati e un contenitore già verificato scientificamente o in lavorazione nella propria attività. In questo caso viene creato un metadato di collegamento tra schede e contenitore e non vengono apportate modifiche all’interno della scheda di catalogo. Ciò significa che le informazioni di localizzazione presenti all’interno della scheda di catalogo potrebbero non coincidere con le informazioni presenti nel contenitore fisico.

11. Vorrei utilizzare il Trova/Valorizza e il Trova/Sostituisci per modificare un gruppo di schede

Le funzioni Trova/Valorizza e Trova/Sostituisci sono presenti nel menù delle operazioni massive, in fondo alla pagina del Riepilogo Dati nell’Area di catalogazione.

La funzione Trova/Valorizza permette di valorizzare con un nuovo termine uno o più campi presenti nella scheda di catalogo.

La funzione Trova/Sostituisci permette di trovare uno o più valori e sostituirli con uno o più termini nuovi in uno o più campi presenti nella scheda di catalogo.

12. Durante la verifica scientifica il sistema mi segnala: scheda non congrua

Il termine "scheda non congrua" indica che la scheda è stata inserita nel "Riepilogo Dati Storicizzazione", un apposito riepilogo presente solo per il verificatore scientifico e solo per le attività di revisione e di digitalizzazione.

Ciò significa che il sistema si è reso conto che la scheda che si sta tentando di verificare scientificamente ha dei campi chiave "non congrui" rispetto a quelli della scheda presente in banca dati (per esempio risultano modificati i campi dell'oggetto o della localizzazione). Questo non vuol dire che la scheda non possa essere verificata scientificamente, ma si chiede al verificatore di farlo in modo consapevole e non "automatico", andando quindi in questo apposito riepilogo e confrontando la scheda da verificare con quella già verificata.

Per un maggiore approfondimento sulla procedura, suggeriamo di consultare il micro manuale sulla storicizzazione al link http://www.iccd.beniculturali.it/it/459/come-fare-per-___/2714/storicizzare-schede-campagna-di-revisione

13. Sono in possesso delle credenziali ma non riesco ad accedere al sistema. Il sistema segnala: “nessun incarico disponibile”.

Il messaggio segnala che l’utenza è abilitata ma non ci sono incarichi assegnati all’utente (catalogatore, verificatore) o profili associati all’utenza (amministratore, utente di lettura, utente di consultazione).

Suggeriamo di rivolgersi all'Ente che ha provveduto ad accreditare l’utente nel sistema e sollecitare l'associazione dell’utenza al ruolo di catalogatore e verificatore, oppure l'associazione alla banca dati con un profilo di amministratore, utente di lettura o utente di consultazione.

14. Vorrei modificare alcune schede di catalogo che sono già state verificate scientificamente

Per modificare schede di catalogo già verificate è necessario aprire con profilo di amministratore apposita campagna e attività di revisione.

Per maggiori informazioni sulla procedura da seguire suggeriamo di consultare il manuale relativo alla Campagna disponibile al link http://www.iccd.beniculturali.it/getFile.php?id=7727 e in particolar modo il paragrafo relativo alla Creazione di una campagna di revisione.

Si ricorda che l’ente competente dell’attività deve coincidere con l’ente competente attuale delle schede che si stanno inviando in revisione, altrimenti l’operazione non sarà possibile.

Quindi, prima di procedere all’apertura dell’attività sarà necessario controllare l’ente competente attuale delle schede di catalogo da inviare in revisione. Si ricorda che l’ente competente attuale è un metadato, è visibile come informazione nella sezione metadati della scheda e può essere impostata come colonna all’interno del Riepilogo Dati. Qualora questo tipo di informazione non coincidesse sarà necessario richiedere una migrazione di competenza delle schede di catalogo inviando una richiesta a ic-cd.catalogazione@cultura.gov.it.

Una volta creata l’attività e associati ad essa gli utenti (uno o più catalogatori e solo un verificatore), per poter mettere le schede in revisione l’amministratore dovrà entrare nel Riepilogo Dati, selezionare le schede dall’elenco e cliccare il tasto funzione “invia in revisione” posto in fondo al Riepilogo Dati. A questo punto si dovrà scegliere la campagna e l’attività (già creata) e il catalogatore a cui assegnare le schede da revisionare.