Creare un Authority File

Cosa

Gli Authority file sono archivi di autorità di termini controllati raccolti in banche dati autoconsistenti, parallele e relazionate con quella principale del patrimonio culturale. Nel sistema SIGECweb gli Authority file sono schede strutturate che regolano l’immissione di informazioni sugli autori (AUT), bibliografiche (BIB), di scavo (DSC) e di ricognizione (RCG). Perché il collegamento tra un Authority file e una scheda di catalogo sia possibile è condizione necessaria che l’Authority file e la scheda abbiano lo stesso codice per l’ente schedatore (ESC) e lo stesso codice identificativo AUTH/BIBH/DSCH/RCGH (vedi glossario). Il codice deve essere univoco per tipologia di authority all’interno dell’ente schedatore.

Chi

Può creare nuovi Authority file il Catalogatore in attività di Nuova catalogazione, Digitalizzazione e Revisione 

Quando

In attività di Nuova catalogazione e Digitalizzazione, quando si sia accertato che nella banca dati non è presente l’Authority file desiderato, è possibile crearne uno nuovo partendo dalla struttura ad albero del menu Creazione

ma anche mentre si sta compilando un qualsiasi tracciato scheda a cui sia necessario agganciare un Authority file non già presente in banca dati (vedi oltre). È questa invece l’unica possibilità per un catalogatore nelle attività di Revisione, per le quali non è mai previsto il menu Creazione.

Come procedere

L’esempio che segue è basato su una scheda bibliografica, ma le operazioni da compiere sono le stesse per tutte e quattro le tipologie di Authority file (AUT, BIB, DSC e RCG). Aprendo la finestra di creazione della nuova scheda il sistema presenta precompilati i campi relativi all’ECP e all’ESC. In questa schermata è necessario inserire il codice identificativo BIBH (vedi glossario), che deve essere univoco per tipologia di authority e per ente schedatore (il sistema esegue controlli su questo punto). Per il resto la compilazione della scheda segue le normali regole di redazione previste dalla normativa di riferimento.

L’esigenza di creare un nuovo Authority file si può presentare anche durante la redazione di una scheda di catalogo nel caso ci si renda conto che l’Authority file che serve non è disponibile in banca dati. Dopo aver espanso il paragrafo BIB, quindi, si procede come di norma compilando il campo obbligatorio BIBX e cercando di agganciare l’Authority file attraverso la catenella.

si accede così alla schermata di ricerca, dove è possibile filtrare i dati per codice identificativo inserendo il BIBH completo (vedi glossario) della scheda BIB che si intende cercare, oppure inserendo almeno tre lettere di un valore presente in qualsiasi campo in Filtra su contenuti (vedi note) per ottenere un risultato. Nel caso la ricerca non abbia restituito il risultato atteso (l’informazione dell’esito negativo compare in alto a sinistra nella schermata), sarà possibile creare un nuovo Authority file cliccando sul pulsante Crea nuova. Nel caso si sia utilizzata la modalità di ricerca Filtra su contenuti bisognerà essere sicuri di aver inserito dei parametri di un campo che si è ragionevolmente certi che sia stato valorizzato (ad esempio un risultato negativo se si è effettuata una ricerca per nome di editore non darà la certezza che l’Authority file ricercato non esista in banca dati).

A questo punto la compilazione della scheda segue la normale procedura. Al termine è necessario cliccare sul pulsante Collega posto sulla barra in basso per collegare l’Authority file alla scheda di catalogo.

ATTENZIONE: È necessario ricordare che va compilato direttamente nella scheda di catalogo il campo obbligatorio BIBX e che in ogni caso i campi BIBA, BIBD e BIBH dell’Authority file sovrascriveranno i campi corrispondenti nella scheda di catalogo al momento del collegamento. Qualunque modifica apportata nella scheda di catalogo ai campi BIBA e BIBD non avrà alcun effetto sui campi corrispondenti dell’Authority file, mentre una modifica al campo BIBH comporterà lo sgancio dell’Authority file dalla scheda (vedi Caso d’uso nelle Note).

Il risultato

A questo punto il campo di collegamento BIBH e i campi obbligatori BIBA e BIBD della scheda di catalogo (contrassegnati con l’asterisco nero) verranno automaticamente valorizzati con i dati corrispondenti dell’Authority file.

Una volta compilata la scheda è visibile dal Riepilogo dati nell’area riservata agli Authority file e vive come oggetto autonomo, andando a popolare la banca dati bibliografica (o di autori, o di scavo o ricognizione).

Note

Filtra su contenuti: il sistema esegue la ricerca nei diversi campi, anche per porzioni di parola, ma è condizione necessaria che si tratti della parte iniziale della parola. Ad esempio, volendo cercare Bellini, è possibile cercare “Bell”, ma non “ellini”.

Revisione: gli Authority file, una volta verificati scientificamente, al contrario delle schede di catalogo, non hanno al momento funzioni per la gestione della revisione. Vengono però rimessi in lavorazione qualora si proceda alla revisione della scheda a cui sono collegati (vedi manuale Campagna di Revisione), ma non sono soggetti a storicizzazione (vedi glossario). Ciò significa che il sistema attualmente non fa controlli di congruenza e non gestisce le modifiche degli Authority file, pertanto è consigliabile limitare al massimo le modifiche su Authority file già verificati scientificamente e messi in revisione a corredo delle schede di catalogo.

Codici univoci: in diversi casi ci sono state difficoltà a inserire codici identificativi univoci perché il sistema riteneva fossero già presenti, se pure in un diverso tracciato di Authority file (ad es. un BIBH uguale a un AUTH). Per ovviare a tale problema si suggerisce di sostituire il primo 0 della stringa del codice con una A per gli AUT, una B per i BIB, una D per i DSC e una R per i RCG.

Area di lavoro del verificatore: nella scheda aperta in modalità Modifica il campo di collegamento del codice identificativo (BIBH, AUTH ecc.) non è contrassegnato dall’icona della catenella perché non è agganciato alla banca dati dei diversi Authority file. È invece editabile e il verificatore quindi potrà valorizzare il campo compilandolo manualmente. È una modalità di inserimento dei dati molto delicata, poiché solo una compilazione accurata e precisa garantirà il collegamento tra scheda e Authority file quando entrambe saranno verificate scientificamente e presenti in banca dati.

Caso d’uso: dopo aver agganciato con la catenella un Authority file e aver quindi valorizzato i campi BIBA, BIBD e BIBH in maniera automatica, il sistema permette di posizionare il cursore sul campo BIBH e di modificarlo manualmente. Questa operazione non ha alcune effetto sugli altri campi del paragrafo, ma avrà le seguenti conseguenze:

• sostituendo il BIBH con quello di un altro Authority file esistente in banca dati la scheda verrà collegata automaticamente all’altro Authority file, senza però che siano modificati di campi BIBA e BIBD, perché sono campi che vengono valorizzati solo al momento dell’aggancio tra scheda di catalogo e Authority file; il collegamento al nuovo Authority file sarà visibile dalla riga del riepilogo in fondo alla scheda, sotto i pulsanti;
• modificando invece il BIBH con un codice inesistente in banca dati i campi resteranno valorizzati, ma la scheda non risulterà collegata ad alcun Authority file.

Al momento del controllo formale e del successivo invio in verifica scientifica il sistema NON rileverà alcun errore, ma nel primo caso la scheda viaggerà con dati discordanti rispetto all’Authority file collegato e nel secondo viaggerà con i campi valorizzati, ma non collegati ad Authority file. È bene ricordare che questo risultato comporta un notevole problema per la gestione dei dati perché quelli riportati sulla scheda di catalogo sono parziali: per quanto riguarda gli Authority file bibliografici (BIB), ad esempio, la scheda di catalogo riporta unicamente Autore (BIBA) + Anno di edizione (BIBD) + Codice univoco (BIBH), dati che da soli non sono sufficienti per recuperare l’informazione bibliografica completa.

Visibilità: gli Authority file, come tutte le schede, nello stato in lavorazione sono visibili solo al catalogatore che li ha creati. Inviati in verifica scientifica diventano visibili anche al verificatore, all’amministratore dell’ESC (e dell’ECP se i due enti non coincidono) e alla Direzione Regionale competente. Una volta verificati scientificamente, invece, sono resi visibili e a disposizione di tutti i catalogatori che lavorano per uno stesso ESC. Si consiglia pertanto, soprattutto per attività e/o campagne che coinvolgono più catalogatori, di procedere alla compilazione e alla verifica scientifica degli Authority file prima di cominciare la catalogazione vera e propria.

Glossario

• AUTH/BIBH/DSCH/RCGH: È il codice identificativo univoco all’interno della banca dati dell’ente schedatore (ESC) e dovrebbe essere formato da otto caratteri, alfanumerici. È necessario che ogni ente schedatore conservi un suo elenco di codici univoci assegnati in modo che non possano esistere due schede bibliografiche verificate scientificamente con lo stesso codice. Il sistema è predisposto per non accettare un codice doppio, ma possono ingenerarsi confusioni fino a quando le schede rimangono nell’area di lavorazione dei singoli catalogatori.
• NCUN: È il codice numerico univoco a otto cifre assegnato dall’ICCD a ciascuna scheda dell’archivio di controllo. Il codice, che serve a individuare in maniera univoca, a livello nazionale, l’Authority file è stato previsto nell’ottica della creazione di liste autorevoli gestite centralmente, che però ancora sono in fase di realizzazione.
• Storicizzazione: è un processo che consente di archiviare una scheda esistente in banca aggiornandola con una scheda che ha stesso codice univoco di catalogo (NCT), ma che contiene informazioni revisionate. Il processo di storicizzazione non effettua sostituzioni, è reversibile ed è sempre possibile visualizzare le vecchie versioni attraverso la “storia” della scheda. Al momento questo vale solo per le schede di catalogo, di conseguenza gli Authority file non hanno storicizzazione e se un Authority file viene messo in revisione insieme alla sua scheda di catalogo, qualora l’utente faccia delle modifiche all’Authority file quando andrà a verificare scientificamente scheda e Authority file, quest’ultimo non storicizzerà quello presente in banca dati, ma si aggiungerà a quello esistente, con il risultato che alla scheda risulteranno collegati due Authority file.