Eseguire il controllo formale di una scheda

Cosa

Il controllo formale è un’operazione che si effettua sulla scheda in lavorazione o inviata in verifica scientifica che però non serve a verificare i contenuti scientifici inseriti nella scheda, ma solo la compilazione delle obbligatorietà assolute o di contesto e la congruenza dei termini utilizzati nei campi e sottocampi con quelli contenuti nei vocabolari.

Chi

Possono effettuare il controllo formale il Catalogatore (solo prima dell’invio in verifica scientifica) e il Verificatore scientifico (quando la scheda è nello stato “Inviata in verifica scientifica”) in attività di Nuova catalogazione, Digitalizzazione e Revisione.

Quando

Si effettua durante o al termine della compilazione e prima dell’invio in verifica scientifica per controllare che la scheda corrisponda ai requisiti formali previsti dalla normativa.

Come procedere

Per accedere alla funzione, cliccare sul pulsante Controlla formalmente posto sulla barra inferiore.

Il risultato

• Se non ci sono errori il sistema lo comunica e la scheda può essere inviata in verifica scientifica.

• Se ci sono degli errori il sistema lo segnala nell’apposita maschera che compare sopra la scheda

Cliccando su Elenco dei problemi si apre la finestra che indica in quali paragrafi si trovano gli errori. Cliccando sui diversi pulsanti Vai posti in corrispondenza all’errore segnalato è possibile posizionarsi direttamente sul campo da correggere o da compilare. In alcuni casi, tuttavia, possono verificarsi problemi di visualizzazione che non centrano esattamente il campo in oggetto. In quel caso va ricercato manualmente, facendo riferimento a quanto segnalato nel controllo formale.

• Se il controllo trova dei campi obbligatori vuoti l’errore è bloccante e il sistema non permette l’invio in verifica.

• Nel caso di incongruenze con i termini dei vocabolari:
  • se si tratta di un vocabolario aperto l’errore non è bloccante: il sistema segnala che il termine non è tra quelli presenti nel vocabolario e chiede una eventuale giustificazione, che non è obbligatoria, per il suo inserimento come nuovo termine; la scheda può essere inviata lo stesso in verifica scientifica;
  • se si tratta di un vocabolario chiuso l’errore è bloccante: il sistema segnala che il termine non è tra quelli presenti nel vocabolario e chiede di sostituirlo con uno di quelli previsti, altrimenti non sarà possibile inviare la scheda in verifica scientifica (nel caso si verifichi questa eventualità vedi paragrafo NOTE).

Al termine della correzione la scheda è pronta per essere inviata in verifica scientifica.

Note

È possibile esportare le schede in lavorazione senza che queste abbiano passato il controllo formale; possono quindi essere esportate anche schede incomplete per quanto riguarda le obbligatorietà.

È possibile accedere alla funzione Controllo formale di singole schede anche dal menu operazioni della tabella di riepilogo.

Da questa schermata cliccando sul pulsante Vai, il sistema riporta alla scheda ed evidenzia gli errori, come descritto precedentemente (figg. 2 e 3)

Il catalogatore che ne avesse necessità può individuare, tra le schede che ha compilato, quelle che sono già state sottoposte a controllo formale e quelle ancora da controllare, attraverso due strumenti:

• filtro di ricerca: nella maschera di ricerca posta sopra l’elenco delle schede impostare il criterio “controllo formale”. Il sistema presenta due possibili soluzioni e in base al criterio scelto restituirà la selezione richiesta.

• personalizzazione della tabella del riepilogo dati: selezionando la colonna “controllata formalmente” il sistema indica, in corrispondenza di ciascuna scheda, se è stata controllata (Sì) oppure se non è ancora stata controllata (No). (Per la funzione di personalizzazione delle tabelle cliccare qui).

Avvertenza: una volta effettuato il controllo formale è consigliabile che il flusso della scheda, dalla lavorazione all’invio in verifica scientifica e alla successiva verifica scientifica, non rimanga interrotto per troppo tempo. Eventuali modifiche, nel frattempo effettuate sul sistema, potrebbero ripercuotersi sulla compilazione della scheda e il controllo formale, che il sistema fa automaticamente al momento dell’invio in verifica scientifica o della verifica scientifica stessa, potrebbe rilevare nuovi problemi, non evidenziati in precedenza (questo potrebbe verificarsi per aggiornamenti dei vocabolari, sia chiusi che aperti, rilasciati da ICCD), con ulteriore dispendio di energie per il catalogatore, che dovrebbe correggere nuovamente i dati immessi precedentemente.